As promised, here I’m trying to share what I know about Time management, or how I streamline my time to do my activities. Maybe most of you have been already skilled of this thing, so let me just share how mine works.

First one let me define that Time management is the ability to plan and control how we spend the hours in a certain time to effectively accomplish multiple activities. In attempting to juggle various domains of life—work, home, social life, hobbies— it is important to establish clear goals and priorities in order to set aside non-essential tasks that can eat up time and to monitor where the time actually goes.

Mungkin dimulai dari menceritakan latar belakang personal terlebih dulu. Kebetulan saya adalah tipikal orang yang nggak bisa diam, atau selalu mencari hal yang bisa dikerjakan, atau ketika tidak ada kerjaan justru getting unwell lol. Konsekuensinya jadi tipe orang seperti ini, otak pun tidak pernah berhenti memikirkan macam-macam hal—dari mulai new ideas, strategic planning, future plans, what to do after a b c, dll dll. Yes sometimes it drained me quite many, ditambah sense of perfectionist yang juga susah ditolerir 😊 I enjoy being myself, and you guys enjoy being yourself too.

I also found out several questions regarding how my daily life goes on each day (haha whyyy). Well I’m the type of morning person. I wake up every morning at 4:50 – 5:00 am quite consistently without alarm ringing. Bahkan jam 4:00am harus sudah bangun ketika wfo/normal life. Jam tidur di set supaya disiplin around 10-11pm, hingga akhirnya menjadi daily habit yang teratur. Ini kalo berbicara normal case, tapi ada case-case lain juga dimana harus tidur lebih cepat/lebih larut. Bangun tidur, ibadah shubuh, mengerjakan hal-hal ringan sembari menunggu waktu kerja/wfh, mandi dan beraktivitas. Masih tentang daily habit; saya selalu membiasakan mandi pagi dan sangat jarang tidur siang kecuali ketika kondisi saya sedang tidak fit atau habis begadang. Idk I prefer doing other activities rather than taking a nap. (wink)

Anyway sedikit insight perihal morning person & night owl person, ada kutipan yang pernah saya baca di sebuah buku berjudul “When” by Dan Pink. In his book “When,” he writes about, if you’re a morning person, you should do your analytical work early when you’re at peak alertness; your routine tasks around lunchtime in your trough; and your creative work in the late afternoon or evening when you’re more likely to do nonlinear thinking. If you’re more of a night owl, you might be better off flipping creative projects to your fuzzy mornings and analytical tasks to your clearest-eyed late afternoon and evening moments. Jadi intinya, bukan masalah ketika kita lebih cenderung ke morning/night owl person karena masing-masing punya timeline nya sendiri.

1. Set top priorities of your activities. Dari sekian banyak kegiatan pasti ada satu-dua kegiatan yang urgensinya paling tinggi, atau yang paling mendekati deadline; lalu kerjakan hal ini di awal sebelum mengerjakan yang lainnya. Ketika pekerjaan yang urgent itu sudah diselesaikan, akan ada perasaan lega & secure sehingga impactful juga ke pekerjaan-pekerjaan selanjutnya
2. Manage and allocate your energy. Erat kaitannya juga dengan bagaimana kita mengelola energy dalam beraktivitas. “Ketika maunya banyak, energy nya juga harus banyak” —This is one of things that I always remember. Dengan energy yang banyak maka fisik dan otak tentu bisa memproduksi movement dan pola pikir yang lebih efisien. Never underestimate the power of quality sleep and food, really.
3. Create to-do list, or your own targeted time. These work well to keep your time effectively spent. Hal ini juga membantu semua kegiatan terkelola secara teratur, tidak ada yang terlewat atau terlalu banyak memakan waktu untuk dikerjakan. Karena apabila ada satu hal delayed, akan berdampak pada hal-hal setelahnya. Don’t get stuck on the one thing that ruins your whole activities.
4. Know the benefit from what you do. Jadi selain sekedar tick to do list, ada manfaat/impact lain yang kita harapkan daripada mengerjakan itu. For example, instead of focusing on how quickly I wanted to finish this blog, I asked why I agreed to write it in the first place: I might learn something valuable when sharing my experience to the readers.
5. Focus. One word but really matters. Terdengar normatif, tapi benar bahwa salah satu kunci keberhasilan dalam melakukan sesuatu adalah ketika kita fokus. Lalu bagaimana untuk tetap fokus ketika diharuskan multitasking? Untuk saya, fokus tidak bisa dibagi—yang dibagi adalah waktu. Fokus terhadap pekerjaan yang sedang dikerjakan, dan kembali set focus ketika berpindah pada pekerjaan selanjutnya. Yep, be present.
6. Allocate your spare time for an easy job. Menarik ketika kita mempunyai waktu senggang kemudian mengalokasikannya untuk hal-hal ringan yang bisa dicicil/dikerjakan. Contohnya, saya selalu memanfaatkan waktu senggang di malam hari (setelah wfh/wfo) untuk melihat kembali apa yang bisa saya kerjakan guna meringankan pekerjaan di beberapa hari mendatang. Hal ini mengurangi penumpukan pekerjaan dalam satu waktu, selain itu juga mengisi waktu kosong dengan hal yang bermanfaat. Try this!
7. Take a break. Mengapa hal ini menjadi penting? Berkaitan dengan alokasi energi pada point (2), beristirahat sejenak juga erat kaitannya dengan fakta bahwa manusia tidak bisa berkonsentrasi full berjam-jam. So it's no surprise that (on average) in an 8-hour workday, people are productive for only 3 hours or so. Mengutip kata Nir Eyal, “For a challenging task that requires our sustained attention, research shows briefly taking our minds off the goal can renew and strengthen motivation later on.” Yes I do always take a break when I feel I have to.
8. Stabilize your mood. Mood memang bisa berubah-ubah, kadang sangat bersemangat lalu tiba-tiba drop. Saya pun kerap kali berada di kondisi seperti ini, ada kalanya kita merasa tidak bergairah untuk produktif. Konteksnya mirip dengan point sebelumnya. Untuk hal seperti ini, yang saya selalu lakukan adalah memanfaatkan beberapa waktu untuk mencari kesenangan. Yes kesenangan bisa bermacam-macam, you define it. Bisa dengan simply rebahan tanpa memikirkan hal apapun, minum secangkir Brazil arabica misalnya (oh how I miss coffee), youtube-ing, scrolling your socmed, dan apapun itu bentuknya. Kadang saya juga suka memanfaatkan waktu untuk mendengarkan podcast-podcast dengan content yang berisi. Jadi walaupun konteksnya “doing nothing”, tapi tetap ada hal yang didapatkan. Give your brain a space to breath, lalu bisa kembali bekerja dengan mood yang lebih stable. 

Well that’s it, supposed that these 8 points would be enough. Komplemen lain yang selalu saya lakukan untuk mensupport produktivitas adalah bekerja sembari mendengarkan music (I love jazz music, or other piano instrumental). Kembali, manusia punya cara masing-masing untuk mendefinisikan dan mengeksekusi sebuah produktivitas. Hope this artcile finds you helpful and something to share, too.